Um plano de ação eficaz é uma forma planejada para corrigir falhas, realizar melhorias, e atingir objetivos definidos pela organização.
Tanto no ambiente corporativo quanto pessoal enfrentamos diversos desafios e imprevistos que exigem paciência e a flexibilidade dos envolvidos. Por isso, embora não percebamos, utilizamos planos de ações de forma recorrente para resolver problemas e encontrar soluções, até de forma informal.
Mesmo sendo utilizado frequentemente no ambiente organizacional um plano de ação eficaz não se limita apenas ao mundo corporativo. Podemos planejar e executar do mesmo modo e utilizando as mesmas ferramentas, ou similares, na vida pessoal.
Para isso, basta ter clareza, uma meta bem definida e elaborar um planejamento para cada tarefa a ser executada, valorizando sempre prazos, recursos e o acompanhamento necessário.
Para que serve um plano de ação?
Um plano de ação tem a função de analisar, de forma objetiva, as principais questões envolvidas no planejamento da execução de um objetivo. Este objetivo, a propósito, pode ser uma correção, uma melhoria ou fazer parte da elaboração de um novo projeto.
Assim, o plano de ação é uma das principais ferramentas de gestão e quando utilizado facilita e desenvolve análises eficazes que contribuem para a melhoria organizacional.
Juntamente com outras ferramentas, torna-se uma peça fundamental para o crescimento da organização diminuindo riscos e consequentemente atraindo resultados positivos.
Ao mesmo tempo, o plano de ação reúne as principais informações para elaborar estrategicamente uma maneira de alcançar a finalidade desejada, destacando elementos que envolvem recursos necessários, prazos e tarefas executadas.
Deste modo, serve para organizar as prioridades e transforma o objetivo em pequenas metas que, ao final do projeto, contribuirão para o alcance do resultado.
5 passos para criar um plano de ação
1. Definir o foco
Antes de mais nada, para saber o que fazer, deve-se saber o que pretende alcançar.
Visto que o plano de ação é realizado com o intuito de melhorar o desempenho, o primeiro passo é definir o objetivo principal.
Por mais que o objetivo seja melhorar ou corrigir uma situação, é necessário ter clareza e compreensão do objetivo para que este seja o ponto de partida do plano de ação.
Com isso, além de ser eficaz, o objetivo deve ser relevante para a organização para que o plano de ação seja benéfico e converta o investimento de recursos em resultados positivos.
Para definição do objetivo existem técnicas que facilitam a escolha do foco. Por exemplo a técnica SMART, que destaca cinco pontos relevantes a serem considerados (ser específico, mensurável, alcançável, relevante e temporal).
2. Planejamento
O planejamento é etapa crucial para o plano de ação pois ele define o responsável, como e onde as tarefas serão executadas.
Além disso, o planejamento fragmenta o objetivo em pequenas metas tornando o resultado final acessível, dividindo responsabilidade e as ações do trabalho.
Assim também, é responsável por estipular os prazos de cada atividade e garantir a eficiência em todo o período do projeto, definindo datas e divisão das atividades.
Inclusive trata das questões financeiras como previsão de gastos, possíveis custos e despesas e os investimentos necessários para o plano de ação.
Dessa forma, realizar um planejamento eficiente faz com que o restante do plano flua da maneira correta e aumente o sucesso e a eficácia do plano de ação.
3. Execução
Onde tudo acontece, a execução do projeto é o desenvolvimento do plano de ação na prática.
Durante a execução, é checado se todos envolvidos estão cientes das atribuições e como irão contribuir com o que foi planejado nas fases anteriores.
Diante disso todos terão consciência do que fazer, como irão fazer e a data limite para execução das tarefas. Assim, com a equipe alinhada em cada atividade, o plano de ação passa a acontecer de maneira automática e faz com que o alcance de bons resultados seja irrefreável.
Por causa disso o planejamento tem enorme importância no plano, pois contribui para diminuir as desinformações no decorrer do plano de ação e consequentemente para que haja menos desafios durante sua execução.
4. Controle e monitoramento
Uma vez que o planejamento ocorreu e o plano de ação está ocorrendo, deve-se medir os resultados e levantar pontos de melhoria no plano de ação.
Nesta fase, ter KPIs eficientes para acompanhar toda a execução do plano é extremamente importante pois garante que está no caminho e as ações estão surtindo o efeito desejado.
Logo, realizar análises de pontos chaves durante a execução minimiza os riscos de fracasso e assegura que o plano de ação alcance os resultados planejados.
5. Análise dos resultados
Ao final dos prazos e execução do plano de ação, é feito a análise dos resultados e correções de trajeto com o objetivo de corrigir falhas.
Com isso, é preciso abordar algumas questões pertinentes ao sucesso do plano de ação. Deve-se questionar: O desempenho melhorou? O erro foi corrigido? O problema foi solucionado?
Em caso positivo, o plano de ação atingiu o objetivo esperado e resolveu o problema da organização e está pronto para ser replicado e vivenciado. Entretanto, caso haja resultados negativos, é preciso realizar as correções necessárias até que o plano de ação atinja a solução desejada.
É importante ressaltar a importância de manter as análises periódicas mesmo ao término do plano de ação. Dessa forma, é possível identificar desvios de rota e consequentemente evitar que novas falhas aconteçam e prejudiquem o desempenho da organização.
Ferramentas para criar um plano de ação eficaz
Existem ferramentas no mercado que são eficazes na elaboração e no planejamento do plano de ação. Com 5W2H e PDCA, por exemplo, é possível realizar análises dos pontos mais importantes na execução de um plano de ação eficaz.
5W2H
A ferramenta 5W2H consiste em levantar 7 questões que auxiliam no planejamento e faz com que o plano de ação seja realizável e extremamente eficaz.
A vantagem da utilização do 5W2H é que ele realiza um mapeamento das principais perguntas em relação a um determinado problema.
Após levantar as questões, têm-se o planejamento do processo, responsáveis, valores e objetivos que serão trabalhados durante o plano de ação.
Entretanto, o 5W2H deve ser utilizado com outras ferramentas que contribuirão para um planejamento completo e por consequência mais eficaz para a organização.
PDCA
Além do 5W2H, o ciclo PDCA (plan, do, check, act) é chamado de “ciclo” pois trata-se de um plano de ação usado de forma recorrente, ou seja, em ciclos.
Após a finalização, inicia-se outro ciclo com o propósito de encontrar falhas no processo e prover as melhorias necessárias para garantir melhor desempenho.
Plan: é a fase de planejamento, definição do problema e das principais questões do processo.
Do: é a etapa de execução do processo e do plano de ação.
Check: consiste em monitorar e acompanhar a execução das atividades com objetivo de identificar os desvios e corrigir as imperfeições do processo.
Act: é a validação do plano de ação. Após o resultado positivo, o processo é colocado em prática e validado nas demais áreas e atividades. Caso contrário, ele passa por outro ciclo para correção de defeitos até obter resultado positivo com um novo processo.
Sendo assim, o plano de ação é uma ferramenta extremamente importante e necessária no cotidiano organizacional.
De forma planejada e bem elaborada, o plano de ação eficaz atrai melhorias em processos e diminui os riscos de falhas e prejuízos.
Além disso, planos de ações devem fazer parte das organizações que buscam melhoria contínua e almejam crescimento consistente.
Diante disso, o investimento nesta ferramenta extremamente útil gera resultados positivos e consequentemente facilita o desempenho favorável dos envolvidos, alcançando os objetivos estipulados e corrigindo falhas existentes nos processos da organização.
