KPIs (Key-Performance Indicator) ou Indicadores Chave de Desempenho são ferramentas de gestão que possuem o objetivo de medir e gerir uma determinada atividade ou ação da organização e se ela está dentro do patamar esperado.
Primeiramente, os KPIs são essenciais no cotidiano de uma organização, eles garantem que as operações estejam dentro dos padrões definidos e asseguram que a empresa esteja na direção da meta estipulada no plano estratégico da organização.
Assim também, o principal objetivo dos indicadores é representar o desempenho de uma determinada operação e resumir de maneira rápida, compreensiva e eficiente os principais dados e números de modo que facilitem as tomadas de decisões e auxiliem no direcionamento da organização.
Indicadores x Métricas
Antes de mais nada os indicadores ou KPIs não devem ser confundidos com as métricas. Apesar dos dois possuírem o objetivo de medir, seus resultados não são usados para o mesmo propósito.
Os indicadores de desempenho amparam tomadas de decisão e seu foco é mais estratégico. Em outras palavras, funcionam como sistemas de medida para determinar se a posição que a organização se encontra está dentro do planejado e se ela está marchando na direção esperada para atingir as metas e o que foi proposto. Possui mais abrangência que as métricas e seu foco está no desempenho da empresa e não apenas em uma atividade especifica.
Por outro lado as métricas são mais objetivas e operacionais do que os KPIs por medirem pontos chaves. São dados simples e rápidos que serão utilizados como fonte de comparação e servirão como trechos de análise e pontos de melhoria. Uma métrica eficiente acaba se tornando indispensável e posteriormente será um indicador de desempenho que também auxiliará no monitoramento do desempenho da organização.
Qual a importância dos indicadores de desempenho?
Os KPIs são essenciais em qualquer organização ou negócio existente. Mostram dados que ilustram de maneira eficiente o desempenho da operação, positivo ou negativo, e favorecem tomadas de decisão mais assertivas e estratégicas.
Ao mesmo tempo, como esboçam os desempenhos anteriores, minimizam as chances de cometer os mesmos erros e evitar que ocorram custos maiores que o esperado, bem como contribuir para a concretização de um planejamento estratégico mais sólido e orientado para o sucesso.
Assim também servem de apoio para localizar falhas corrigíveis em um processo da organização e consequentemente diminuir a quantidade de pontos fracos prejudiciais para o desempenho da empresa.
Dessa forma, os KPIs melhoram imensamente o desempenho da organização e cuidam para que permaneça dentro do planejamento esperado e atinja as metas definidas. Um indicador de desempenho funcional é uma ferramenta fundamental para tomar as melhores decisões e impactar positivamente a organização.
Tipos de KPIs
KPIs primários
Os KPIs primários são mais estratégicos e objetivos. São a “visão geral” de uma operação e mostram efetivamente o que está sendo funcional na organização e se está dentro do patamar desejado.
Alguns exemplos de KPIs primários:
tráfego;
custo de Aquisição de Cliente – CAC;
taxa de conversão;
lucros;
taxa de aquisição;
leads gerados.
Ou seja, demonstram as principais origens dos números atingidos e os fatores-chave do desempenho da organização e são mais interessantes para o nível estratégico da organização.
KPIs secundários
São os indicadores que detalham e reforçam os KPIs primários e realçam com mais especificidade os resultados da organização. Em contrapartida, são mais interessantes para os níveis tático e operacional da organização.
Os indicadores-chave de performance secundários usualmente utilizados são:
valores de venda;
média de preços;
origem do tráfego;
interação de visitantes e movimentação;
assinantes.
KPIs práticos
Seu objetivo é mostrar a origem dos resultados dos indicadores primários e secundários. São mais detalhados e justificam os números por trás dos outros indicadores-chaves de performance.
Exemplos de KPIs práticos:
produtos e serviços mais procurados;
likes, curtidas e interações em determinado item;
páginas mais visitadas;
quantidade de pessoas alcançadas.
Como escolher um bom KPI?
Uma técnica simples e eficiente para usar quando for escolher um bom indicador-chave de performance é utilizar o método SMART, onde ressalta cinco itens que são essenciais para um indicador eficaz.
- Specific (especificidade): deve ter uma meta clara e bem definida;
- Measurable (mensurável): possuir um critério objetivo e capaz de ser analisado;
- Achievable (alcançável): capaz de ser alcançado;
- Realistic (realista): a meta deve ser realista e dentro dos limites alcançáveis;
- Time based (temporal): ter inicio e fim bem definido e ser medido e comparado através do tempo.
É importante ressaltar que os melhores KPIs variam de acordo com o objetivo e o propósito da organização. Logo, um indicador-chave de desempenho que funciona bem para uma organização pode não ter a mesma eficácia para uma organização de outro setor. No entanto, o objetivo deve ser o mesmo: apontar quais estratégias estão trazendo mais resultados positivos e quais os pontos que deverão analisados e melhorados.
O que são KPIs na prática?
Existe indicadores-chave de desempenho utilizados nas empresas que fazem parte de trechos especiais e destacam eficientemente o desempenho da organização. Segue exemplos dos KPIs mais utilizados na gestão de empresas.
KPIs de lucratividade
Utilizado para gerenciar e acompanhar o lucro da empresa e identificar produtos e serviços que mais geram retorno para a organização. Evidenciam por onde o capital está entrando e quais os itens que possuem mais resultados lucrativos.
KPIs de eficiência/eficácia
Destacam a quantidade de acertos e erros e a eficiência das operações que estão dentro do planejamento utilizado para alcançar o objetivo, quais ações da organização estão tendo mais efeitos positivos e posteriormente poderão gerar mais resultado.
KPIs de capacidade
Mostra os resultados e análises da capacidade de produção e estoque da organização. São utilizadas métricas de períodos diferentes para simplificar e auxiliar a análise de fatores que impactarão no poder de produção da organização.
KPIs de monitoramento
São indicadores-chave de desempenho que representam medidas realizadas em pontos específicos de uma operação para transparecer o sucesso da atividade no decorrer da sua execução.
Conclusão
Enfim, é necessário destacar que os KPIs são ferramentas úteis e extremamente essenciais para uma organização. Logo, os indicadores de desempenho direcionam os gestores para tomadas de decisão mais assertivas possíveis através de análises realizadas com dados reais originados do próprio desempenho da organização. Portanto, entender os números apresentados e utilizá-los a favor da competitividade é uma vantagem que toda organização é deve desenvolver.
Dessa forma, cada organização deve fazer uma análise do próprio ambiente e de sua gestão, e a partir dela projetar os indicadores-chave de desempenho mais úteis e que serão mais favoráveis à empresa, considerando a operação e o nicho que atua. Assim, entender o funcionamento e as vantagens da utilização dos KPIs é importante para a geração de competitividade, suporte e crescimento tanto do espaço interno quanto externo da organização.
